База знаний

Раздел записи

Раздел записи

Работа с разделом «Записи»

Раздел Записи предназначен для создания и обработки записей, содержащих аудио- и видеофайлы. В разделе можно просматривать существующие записи, создавать новые, искать и фильтровать данные, отслеживать состояние транскрибации и аналитики.

Чтобы открыть раздел, выберите «Записи» в боковом меню.

image.png

Список записей

Основная часть страницы содержит таблицу существующих записей.

Для каждой записи отображаются основные сведения, например:

В столбце «Обработка» отображается состояние транскрибации и аналитики.

Статус транскрибации показывает, завершено ли преобразование аудио- или видеозаписи в текст. Если запись содержит несколько файлов, дополнительно отображается количество обработанных файлов.

Статус аналитики показывает, выполнялась ли аналитическая обработка материалов записи.

Чтобы открыть запись, нажмите на её номер в таблице.

Навигация по списку

Если записей много, они распределяются по нескольким страницам.

В нижней части таблицы можно:

Для создания новой записи используется кнопка «Новая запись» в правой верхней части страницы.

Раздел записи

Поиск и фильтрация записей

Поиск и фильтры позволяют быстро найти необходимые записи без просмотра всего списка.

Поиск по тексту транскрибации

В верхней части раздела «Записи» расположено поле поиска по тексту транскрибации.

Чтобы выполнить поиск:

  1. Установите курсор в поле поиска.
  2. Введите слово или фразу.
  3. Дождитесь обновления результатов.

В таблице будут отображены записи, соответствующие поисковому запросу.

Фильтрация записей

Для отображения параметров фильтрации нажмите «Фильтры».

image.png

В зависимости от конфигурации системы записи можно фильтровать по следующим параметрам:

Можно одновременно использовать несколько фильтров. В этом случае система отображает записи, соответствующие установленным условиям.

Сброс параметров

Чтобы удалить установленные параметры поиска и фильтрации, нажмите «Сбросить все».

Для скрытия панели фильтров повторно нажмите «Фильтры».

Раздел записи

Создание записи

Новая запись создается в разделе «Записи». После создания к ней можно добавить аудио- и видеофайлы для дальнейшей транскрибации и аналитической обработки.

Как создать запись

  1. Откройте раздел «Записи».
  2. Нажмите «Новая запись» в правой верхней части страницы.
  3. Заполните открывшуюся форму.

image.png

В форме могут быть доступны следующие поля.

Источник данных - источник, из которого получена запись.

Филиал - подразделение организации, к которому относится запись.

Начало записи - дата и время начала записи.

Окончание записи - дата и время окончания записи.

Места записи - место или несколько мест, связанных с записью.

Работники - сотрудники, связанные с записью.

Клиенты - клиенты, связанные с записью.

Поля, отмеченные символом *, являются обязательными.

Доступность отдельных полей и значений зависит от настроек организации и прав пользователя.

Завершение создания

После заполнения необходимых данных нажмите «Создать запись».

Созданная запись появится в общем списке раздела «Записи».

Если создавать запись не требуется, нажмите «Отмена» или закройте форму с помощью значка в правом верхнем углу.

Раздел записи

Карточка записи

Карточка записи содержит сведения о выбранной записи, связанные с ней файлы, результаты транскрибации и аналитической обработки.

Чтобы открыть карточку, перейдите в раздел «Записи» и нажмите на номер нужной записи.

image.png

 

Основные сведения

В верхней части карточки отображаются номер и период записи.

Также могут отображаться:

Значения статусов позволяют определить, завершена ли обработка записи или требуется дополнительное действие.

Основные действия

В верхней части карточки могут быть доступны кнопки:

«Добавить файлы» - добавление аудио- или видеофайлов к записи.

«Запустить аналитику» - запуск аналитической обработки.

«Перезапустить аналитику» - повторный запуск аналитической обработки.

«Редактировать запись» - изменение сведений о записи.

Доступность кнопок зависит от состояния записи и прав текущего пользователя.

Поиск в транскрипте

Поле «Найти в транскрипте» предназначено для поиска слова или фразы в тексте транскрибации.

После выполнения поиска рядом с полем отображается количество найденных совпадений. Кнопки со стрелками позволяют переходить между найденными фрагментами.

Вкладки карточки

Карточка записи может содержать вкладки:

На вкладке «Расшифровка» выполняется работа с выбранным медиафайлом и его транскрипцией.

На вкладке «Аналитика» отображаются результаты аналитической обработки записи.

На вкладке «Файлы» отображаются файлы, относящиеся к записи.

На вкладке «Сведения» отображаются общие сведения и комментарий к записи.

Раздел записи

Добавление файлов в запись

К существующей записи можно добавить аудио- или видеофайлы для дальнейшей обработки.

Как добавить файл

  1. Откройте нужную запись.
  2. Нажмите «Добавить файлы».
  3. В открывшемся окне нажмите «Выбрать файлы».

image.png

  1. Выберите необходимые файлы на компьютере.
  2. После выбора файлов нажмите «Загрузить файлы».
  3. Дождитесь завершения загрузки.

После успешной загрузки файлы будут добавлены в запись и станут доступны в карточке записи.

В зависимости от настроек системы для загруженного файла может автоматически запускаться транскрибация либо обработку потребуется запустить отдельно.

Если файл не загружается

Если загрузка не выполняется:

Состояние дальнейшей обработки файла можно проверить в карточке записи.

Раздел записи

Редактирование записи

Сведения существующей записи можно изменить после ее создания.

Для редактирования:

  1. Откройте нужную запись.
  2. Нажмите «Редактировать запись».

Откроется форма редактирования.

image.png

В зависимости от параметров записи можно изменить:

Некоторые сведения, например источник данных, могут быть недоступны для редактирования.

Сохранение изменений

После изменения данных нажмите «Сохранить».

Система сохранит новые значения и вернет пользователя к карточке записи.

Для выхода без сохранения нажмите «Отмена» или закройте форму с помощью значка в правом верхнем углу.

Измененные сведения используются при дальнейшем поиске, фильтрации и обработке записи.

Раздел записи

Просмотр и воспроизведение файлов записи

На вкладке «Расшифровка» карточки записи можно выбрать файл, прослушать или просмотреть его и одновременно работать с текстом транскрибации.

image.png

Выбор файла

В левой части страницы расположен список файлов записи.

Для каждого файла отображаются его наименование и состояния обработки.

Чтобы начать работу с файлом, выберите его в списке.

Выбранный файл выделяется, а справа отображаются проигрыватель и связанный с ним текст транскрибации.

Воспроизведение

Для запуска воспроизведения нажмите кнопку воспроизведения в медиаплеере.

С помощью элементов управления проигрывателя можно:

Продолжительность и наименование файла отображаются непосредственно в области проигрывателя.

Скачивание

Для сохранения исходного файла на компьютер нажмите «Скачать».

Дополнительные действия с файлом могут быть доступны через меню рядом с кнопкой скачивания.

Раздел записи

Работа с транскрипцией записи

Транскрибация преобразует речь из аудио- или видеофайла в текст.

Результат транскрибации отображается на вкладке «Расшифровка» после выбора обработанного файла.

image.png

Просмотр транскрипции

Текст разбивается на отдельные фрагменты.

Для фрагментов могут отображаться:

Временные метки позволяют сопоставлять текст с соответствующим фрагментом исходной аудио- или видеозаписи.

Поиск по транскрипции

Чтобы найти определенный фрагмент:

  1. Установите курсор в поле «Найти в расшифровке».
  2. Введите слово или фразу.
  3. Просмотрите количество найденных совпадений.
  4. Используйте кнопки со стрелками для перехода между результатами.

Поиск выполняется по тексту транскрибации текущей записи.

Состояние транскрибации

Для каждого файла отображается состояние транскрибации.

Например:

«Готова» - обработка успешно завершена, текст доступен для просмотра.

«Ошибка» - при обработке файла произошла ошибка.

«В обработке» - транскрибация еще выполняется.

Если обработка завершилась ошибкой, для файла может быть доступно действие повторного запуска транскрибации.

Раздел записи

Работа с файлами записи

Все файлы, связанные с записью, можно просмотреть на вкладке «Файлы».

Чтобы открыть список, перейдите в карточку записи и выберите вкладку «Файлы».

image.png

В верхней части вкладки отображается общее количество файлов.

Файлы записи

Для каждого файла могут отображаться:

Справа от файла располагаются доступные действия.

В зависимости от состояния файла и прав пользователя можно:

Набор доступных действий может различаться.

Дополнительные файлы

На странице может отдельно отображаться область «Дополнительные файлы».

Она предназначена для материалов, связанных с записью, но не относящихся непосредственно к основным обрабатываемым медиафайлам.

Если дополнительные файлы отсутствуют, отображается сообщение «Нет данных».

Удаление файла

Перед удалением убедитесь, что файл больше не требуется для работы.

После удаления доступ к файлу и связанным с ним данным может быть ограничен или утрачен в зависимости от настроек системы.

Раздел записи

Запуск аналитики записи

Аналитика используется для автоматического анализа содержания транскрибированных файлов.

Запуск аналитики доступен после подготовки данных, необходимых для обработки записи.

Как запустить аналитику

  1. Откройте нужную запись.
  2. Убедитесь, что необходимые файлы добавлены в запись.
  3. Проверьте состояние транскрибации.
  4. Нажмите «Проанализировать запись».
  5. Дождитесь завершения обработки.

Во время обработки состояние аналитики изменяется автоматически.

После успешного завершения результаты становятся доступны в карточке записи.

Если аналитика уже выполнялась, вместо кнопки запуска может отображаться кнопка «Перезапустить аналитику».

image.png

Повторный запуск используется, например, если изменились исходные данные или требуется сформировать результаты аналитики заново.

Не закрывайте браузер специально для ожидания завершения обработки: состояние обработки сохраняется в системе, и к записи можно вернуться позднее.

Раздел записи

Просмотр результатов аналитики

Результаты аналитической обработки записи отображаются после успешного завершения аналитики.

Для просмотра откройте карточку записи и перейдите на вкладку «Аналитика».

image.png

Сводка по записи

На вкладке может отображаться автоматически сформированная сводка по всей записи.

В зависимости от настроек аналитики сводка может содержать:

Также отображается информация о состоянии аналитики и времени формирования результатов.

Содержание сводки формируется автоматически на основании транскрибированных материалов записи.

Результаты по отдельному файлу

Результаты аналитики могут формироваться не только для записи целиком, но и для отдельных файлов или диалогов.

Для просмотра результата выберите необходимый файл на вкладке «Расшифровка».

image.png

Справа от транскрипции может отображаться блок «Суммаризация».

Например, в нем могут содержаться:

Обращение - краткое описание причины обращения или темы разговора.

Решение - результат коммуникации или признак того, был ли вопрос решен.

Обоснование - фрагменты или краткое описание содержания разговора, на основании которого сформирован результат.

Состав аналитических показателей зависит от настроенной в системе аналитики.

Раздел записи

Работа с тегами записи

После выполнения аналитической обработки записи система может автоматически определить темы и присвоить им теги.

Теги отображаются в карточке записи.

image.png

Примерами тегов могут быть:

Рядом с тегом может отображаться количество его обнаружений в материалах записи.

Теги позволяют быстро определить основные темы коммуникаций и используются для навигации и анализа содержания записи.

Набор тегов зависит от настроек аналитики организации.

Если аналитическая обработка записи не выполнялась или соответствующая тема не была обнаружена, тег не отображается.

Раздел записи

Просмотр сведений и добавление комментария к записи

Общие сведения о записи и комментарий доступны на вкладке «Сведения».

Откройте карточку записи и выберите вкладку «Сведения».

image.png

Сведения о записи

В информационном блоке могут отображаться:

Эти сведения позволяют проверить основные характеристики записи без перехода в режим редактирования.

Комментарий

В блоке «Комментарий» можно сохранить дополнительную текстовую информацию о записи.

Чтобы добавить или изменить комментарий:

  1. Установите курсор в поле «Комментарий».
  2. Введите необходимый текст.
  3. Нажмите «Сохранить».

Рядом с полем отображается количество введенных символов и максимально допустимый объем комментария.

Кнопка сохранения становится доступной после внесения изменений.

Комментарий относится к записи в целом и может использоваться для дополнительной информации, которая не содержится в стандартных полях записи.

Раздел настройки

Раздел настройки

Изменение данных профиля пользователя

Данные текущего пользователя доступны в разделе «Профиль».

Перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Профиль».

image.png

Сведения о профиле

В верхней части страницы отображаются:

Эти сведения позволяют проверить, к какой компании и филиалу относится учетная запись пользователя.

Редактирование данных

В блоке «Редактирование данных» можно изменить:

Чтобы изменить данные:

  1. Установите курсор в нужное поле.
  2. Введите новое значение.
  3. Повторите действия для остальных полей, если требуется.
  4. Сохраните изменения.

После сохранения новые данные будут использоваться в профиле пользователя.

Раздел настройки

Изменение пароля

Пароль текущей учетной записи можно изменить в разделе «Профиль».

Перейдите в раздел «Настройки» → «Профиль» и найдите блок «Смена пароля».

image.png

Чтобы изменить пароль:

  1. Введите действующий пароль в поле «Текущий пароль».
  2. Введите новый пароль в поле «Новый пароль».
  3. Повторно введите новый пароль в поле «Подтвердите пароль».
  4. Сохраните изменения.

Для просмотра введенного значения нажмите значок глаза справа от соответствующего поля.

Новый пароль и пароль в поле подтверждения должны совпадать.

После успешного изменения новый пароль используется при последующей авторизации в системе.

Раздел настройки

Настройка полей записи

Поля, отображаемые при работе с записями, настраиваются в разделе «Редактор форм».

Перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Редактор форм».

image.png

 

На странице отображаются системные и пользовательские поля.

Системные поля

В блоке «Системные поля» отображаются стандартные поля записи.

К ним могут относиться:

Рядом с доступными для настройки полями расположены переключатели.

Чтобы изменить настройки системных полей:

  1. Нажмите «Изменить».
  2. Включите или отключите необходимые поля.
  3. Сохраните изменения.

Включенные поля используются при дальнейшей работе с формой записи.

Пользовательские поля

В блоке «Пользовательские поля» отображаются поля, сформированные на основе пользовательских справочников.

Например:

Для поля отображается предварительный вид его значения в форме.

Настройка значений выполняется в соответствующем разделе «Справочники».

Обязательное заполнение поля

Для пользовательских полей может быть установлен признак «Обязательно».

Чтобы сделать поле обязательным:

  1. Нажмите «Изменить».
  2. Найдите нужное пользовательское поле.
  3. Включите переключатель «Обязательно».
  4. Сохраните изменения.

После включения настройки поле потребуется заполнить при работе с соответствующей формой.

Чтобы сделать поле необязательным, отключите переключатель и сохраните изменения.

Раздел настройки

Изменение данных компании

Основные сведения об организации доступны в разделе «Настройки компании».

Перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Настройки компании».

image.png

Сведения о компании

В блоке «Компания» можно изменить:

Чтобы изменить сведения:

  1. Установите курсор в поле «Название компании» или «ИНН».
  2. Введите новое значение.
  3. Проверьте введенные данные.
  4. Нажмите «Сохранить».

Кнопка сохранения становится доступной после внесения изменений.

Если внесенные изменения сохранять не требуется, нажмите «Отмена».

В верхней части блока также расположена ссылка на сайт ФНС России, с помощью которой можно уточнить ИНН организации.

Раздел настройки

Настройка нумерации записей

Параметры формирования номеров новых записей доступны в разделе «Нумерация записей».

Перейдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Нумерация записей».

image.png

Параметры нумерации

Для настройки номера записи используются:

Шаблон номера

В поле «Шаблон номера» указывается шаблон, по которому формируется номер новой записи.

Часовой пояс

В поле «Часовой пояс» указывается часовой пояс, используемый при формировании номера записи.

Базовый год

В поле «Базовый год» отображается год, используемый системой при формировании нумерации.

Изменение нумерации

Чтобы изменить параметры:

  1. Укажите необходимое значение в поле «Шаблон номера».
  2. Выберите часовой пояс.
  3. Проверьте указанные параметры.
  4. Нажмите «Сохранить».

Кнопка сохранения становится доступной после внесения изменений.

Новые параметры применяются только к записям, созданным после сохранения настроек.

Номера ранее созданных записей не изменяются и не пересчитываются.

Если изменения сохранять не требуется, нажмите «Отмена».

Раздел интеграции

Раздел интеграции

Работа с интеграциями

Раздел «Интеграции» предназначен для настройки внешних сервисов, используемых для транскрибации записей, обработки текста с помощью языковых моделей и импорта записей с FTP-серверов.

Чтобы открыть раздел, выберите пункт «Интеграции» в основном меню.

image.png

В верхней части страницы доступны вкладки:

Выберите необходимую вкладку в зависимости от типа настраиваемой интеграции.